Khi gửi hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực logistics và thương mại điện tử, khối lượng vận chuyển là yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp đến chi phí giao hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách tính khối lượng này – bởi nó không chỉ dựa vào cân nặng thực tế mà còn phụ thuộc vào thể tích và loại hình vận chuyển.
Trong bài viết này, Tuấn Kiệt Logistics sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A tới Z cách tính khối lượng vận chuyển, bao gồm các công thức áp dụng cho đường bộ, đường hàng không, đường sắt và quốc tế. Nắm rõ những kiến thức này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc đóng gói, tối ưu chi phí và tránh những phát sinh không đáng có khi gửi hàng.
Nội Dung Bài Viết
1. Khối lượng hàng hóa là gì
Khối lượng hàng hóa là tổng trọng lượng của một lô hàng, bao gồm cả sản phẩm bên trong và bao bì bên ngoài, thường được gọi là trọng lượng tổng thể (Gross Weight – GW). Đây là một khái niệm quan trọng và rất phổ biến trong ngành vận chuyển, kho bãi và xuất nhập khẩu. Việc xác định chính xác khối lượng hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận chuyển, mà còn đảm bảo sự an toàn và tuân thủ quy định khi bốc xếp và vận chuyển trên các phương tiện như xe tải, container hoặc máy bay.
Trong thực tế, khối lượng hàng hóa thường được phân biệt với trọng lượng tịnh (Net Weight – NW) – là phần trọng lượng chỉ tính riêng sản phẩm, không bao gồm bao bì. Sự phân biệt này đặc biệt quan trọng khi làm thủ tục hải quan hoặc tính phí vận chuyển theo trọng lượng. Tại Tuấn Kiệt Logistics, chúng tôi luôn hỗ trợ khách hàng trong việc xác định đúng khối lượng và thể tích hàng hóa để lựa chọn phương án vận chuyển tối ưu nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí.
2. Phân biệt khối lượng thực tế và khối lượng quy đổi
Hiểu rõ hai khái niệm khối lượng thực tế và khối lượng quy đổi là điều vô cùng cần thiết trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc chuyển hàng quốc tế. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp và các chủ shop tối ưu hóa chi phí vận chuyển, mà còn tránh được những tranh cãi không đáng có với đơn vị vận chuyển.
2.1. Khối lượng thực tế
Khối lượng thực tế là trọng lượng thực sự của hàng hóa, đo trực tiếp bằng cân điện tử và được tính theo đơn vị kilogram (kg) hoặc gram (g). Đây là con số phản ánh chính xác trọng lượng mà hàng hóa tạo ra khi đặt lên bàn cân, không phụ thuộc vào kích thước hay thể tích của kiện hàng.
2.2. Khối lượng quy đổi
Khối lượng quy đổi (hay còn gọi là khối lượng thể tích) là một dạng khối lượng được tính toán dựa trên thể tích thực tế của hàng hóa, dùng trong trường hợp hàng hóa cồng kềnh, nhẹ cân (ví dụ như gối, chăn, hộp xốp, đồ nhựa…). Đơn vị vận chuyển sẽ sử dụng công thức quy đổi chuẩn để xác định khối lượng tính phí, đảm bảo tính công bằng cho cả hai bên:
Công thức quy đổi thường dùng:
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 5000 (đơn vị: cm)
Lưu ý: Mẫu số 5000 có thể thay đổi tùy theo quy định của từng hãng vận chuyển hoặc loại hình dịch vụ (nội địa hay quốc tế).
3. Khối lượng hàng hóa ảnh hưởng rất lớn đến chi phí vận chuyển
Khối lượng hàng hóa là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định mức cước phí vận chuyển, đặc biệt trong lĩnh vực logistics hiện đại. Tuy nhiên, không phải lúc nào khối lượng thực tế (trọng lượng cân) cũng là yếu tố duy nhất được sử dụng để tính phí. Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, khối lượng quy đổi lại đóng vai trò then chốt hơn.
Khi nào tính khối lượng quy đổi thay vì khối lượng thực tế?
Đối với các đơn vị vận chuyển nhanh hoặc vận chuyển quốc tế, khối lượng quy đổi thường được sử dụng trong những trường hợp hàng hóa có kích thước lớn nhưng trọng lượng lại nhẹ – những món hàng như gối, thảm, vali rỗng, ghế nhựa, thùng giấy,… Đây là những mặt hàng tuy nhẹ nhưng lại chiếm nhiều diện tích trong khoang chứa của xe tải, container hoặc máy bay.
Nếu chỉ tính theo cân nặng thực tế, đơn vị vận chuyển sẽ chịu lỗ về mặt không gian, dẫn đến hiệu quả khai thác vận tải thấp. Vì vậy, việc quy đổi khối lượng thể tích là điều bắt buộc, đảm bảo sự công bằng và cân đối giữa người gửi hàng và đơn vị vận chuyển.
Khi nào khối lượng thực tế được ưu tiên?
Ngược lại, trong trường hợp hàng hóa có kích thước nhỏ nhưng rất nặng – ví dụ như linh kiện điện tử, vật liệu kim loại, sách in,…, khối lượng thực tế sẽ cao hơn nhiều so với khối lượng quy đổi. Lúc này, các công ty vận chuyển sẽ áp dụng cân nặng thực tế để tính phí, vì đây là yếu tố ảnh hưởng lớn đến tải trọng và tiêu hao nhiên liệu.
4. Hướng dẫn công thức tính khối lượng vận chuyển
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là các đơn hàng có kích thước lớn hoặc khối lượng nhẹ, việc tính toán khối lượng quy đổi là rất cần thiết để xác định chi phí vận chuyển một cách hợp lý. Tùy vào hình thức vận chuyển mà công thức tính khối lượng sẽ có sự khác biệt, phù hợp với đặc điểm và chi phí vận hành của từng loại phương tiện.
Vận chuyển bằng đường bộ
Đối với hàng hóa vận chuyển bằng xe tải, xe container hoặc các phương tiện đường bộ khác, khối lượng quy đổi được tính dựa trên thể tích của kiện hàng, cụ thể như sau:
- Vận chuyển nội địa (trong nước):
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 3000 - Vận chuyển quốc tế:
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 5000
Trong đó:
- Dài, Rộng, Cao được tính bằng đơn vị centimet (cm)
- Các hệ số 3000 và 5000 là quy chuẩn chung trong ngành logistics, được sử dụng để chuyển đổi từ thể tích sang trọng lượng tương đương
Ví dụ minh họa
Trường hợp 1: Vận chuyển nội địa
Một kiện hàng có kích thước:
Dài = 60 cm, Rộng = 40 cm, Cao = 50 cm
Áp dụng công thức nội địa:
Khối lượng quy đổi = (60 × 40 × 50) / 3000 = 40 kg
Nếu khối lượng thực tế của kiện hàng chỉ là 10 kg, thì cước phí vẫn sẽ được tính theo 40 kg, vì khối lượng quy đổi cao hơn.
Trường hợp 2: Vận chuyển quốc tế
Với cùng kiện hàng trên, khi gửi ra nước ngoài:
Khối lượng quy đổi = (60 × 40 × 50) / 5000 = 24 kg
Nếu kiện hàng nặng 30 kg, thì chi phí sẽ tính theo khối lượng thực tế là 30 kg, vì nó lớn hơn khối lượng quy đổi.
Vận chuyển bằng đường hàng không
Khác với đường bộ, hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không có yêu cầu nghiêm ngặt hơn về khối lượng và thể tích, do giới hạn về trọng tải và không gian của máy bay. Vì vậy, khối lượng quy đổi đối với hình thức này cũng được tính toán theo một công thức riêng.
Cụ thể:
- Vận chuyển nội địa:
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 6000 - Vận chuyển quốc tế:
Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 5000
Trong đó:
- Dài, Rộng, Cao được đo bằng đơn vị centimet (cm)
- Các hệ số 6000 và 5000 là quy chuẩn quốc tế trong ngành hàng không, được áp dụng để quy đổi thể tích thành khối lượng tương ứng
Ví dụ minh họa
- Trường hợp 1: Vận chuyển nội địa bằng máy bay
Một kiện hàng có kích thước:
Dài = 50 cm, Rộng = 40 cm, Cao = 30 cm
Khối lượng quy đổi = (50 × 40 × 30) / 6000 = 10 kg
Nếu khối lượng thực tế là 5 kg, thì cước phí vẫn sẽ được tính theo 10 kg vì khối lượng quy đổi cao hơn.
- Trường hợp 2: Vận chuyển quốc tế bằng máy bay
Với cùng kiện hàng trên:
Khối lượng quy đổi = (50 × 40 × 30) / 5000 = 12 kg
Nếu khối lượng thực tế là 15 kg, thì chi phí sẽ được tính theo khối lượng thực tế vì nó lớn hơn khối lượng quy đổi.
Vận chuyển bằng đường sắt
Theo Thông tư 83/2014 của Bộ Giao thông Vận tải, việc tính khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt được quy định cụ thể như sau:
- Hàng hóa lẻ:
Được tính theo trọng lượng thực tế, tuy nhiên tối thiểu là 20 kg.
Trong trường hợp trọng lượng hàng trên 20 kg, thì phần lẻ dưới 5 kg sẽ được làm tròn thành 5 kg. - Hàng hóa nguyên toa:
Được tính theo trọng tải kỹ thuật cho phép của toa tàu. Đây là mức trọng lượng tối đa mà mỗi toa tàu có thể vận chuyển, đã được quy định rõ ràng về mặt kỹ thuật. - Hàng hóa cồng kềnh:
Nếu trọng lượng thực tế của hàng hóa nhỏ hơn hoặc bằng 75% trọng tải kỹ thuật của toa, thì vẫn sẽ được tính là 75% trọng tải kỹ thuật.
Ngược lại, nếu trọng lượng hàng hóa lớn hơn 75%, thì sẽ tính đúng theo trọng lượng thực tế.
5. Lưu ý quan trọng khi đóng gói hàng hoá để giảm chi phí vận chuyển
Việc đóng gói đúng cách không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển mà còn là một trong những yếu tố then chốt giúp giảm khối lượng quy đổi, từ đó tối ưu chi phí vận chuyển cho cá nhân và doanh nghiệp.
- Chọn vật liệu đóng gói phù hợp
Lựa chọn đúng vật liệu đóng gói giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và hạn chế phát sinh khối lượng không cần thiết:
- Thùng carton: Chịu lực tốt, nhẹ, phù hợp cho nhiều loại hàng hóa từ thực phẩm khô đến quần áo và linh kiện điện tử.
- Mút xốp, túi khí: Hấp thụ lực va chạm, đặc biệt hiệu quả với hàng dễ vỡ như đồ gốm, thủy tinh.
- Băng dính chịu lực: Đảm bảo thùng hàng luôn kín, không bung mép trong suốt hành trình.
- Hộp gỗ: Dành cho các sản phẩm có giá trị cao, nặng hoặc yêu cầu bảo vệ vượt trội như máy móc, thiết bị điện tử cồng kềnh.
- Sử dụng đệm lót để bảo vệ hàng hóa
Các vật liệu như mút xốp, túi khí, giấy vụn giúp tạo lớp đệm an toàn, giảm chấn khi có va đập mạnh. Điều này đặc biệt cần thiết cho hàng dễ vỡ, đảm bảo hàng đến nơi còn nguyên vẹn, không bị hư hại.
- Đảm bảo hàng hóa không bị dịch chuyển trong hộp
Nếu bên trong hộp có không gian trống, hàng hóa có thể bị xô lệch, va đập hoặc biến dạng trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, cần sắp xếp chặt chẽ, chèn kín khoảng trống bằng vật liệu nhẹ để tránh tạo ra khối lượng thể tích không cần thiết.
- Đóng kín và phân loại cẩn thận
- Dán kín thùng bằng băng dính chất lượng cao, đặc biệt ở các điểm tiếp nối như mép gập, đáy hộp.
- Với những loại hàng đặc thù như dễ vỡ, dễ cháy, dễ thấm nước, cần ghi chú rõ ràng trên bao bì và phân loại riêng biệt để đơn vị vận chuyển xử lý đúng quy trình.
- Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao hàng
Trước khi bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ quy trình đóng gói, đảm bảo:
- Không có vết rách, bung mép hoặc thùng bị méo mó
- Hàng hóa đã được bảo vệ bằng vật liệu phù hợp
- Ghi nhãn, dán mã vạch rõ ràng để dễ tra cứu và xử lý
Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ được các công thức tính khối lượng vận chuyển cho từng phương thức giao hàng khác nhau. Việc hiểu và áp dụng đúng các công thức không chỉ giúp bạn tính toán chi phí vận chuyển một cách chính xác mà còn giúp tối ưu hóa quá trình đóng gói và giảm thiểu chi phí logistics cho doanh nghiệp.
Đừng quên rằng, việc chọn vật liệu đóng gói phù hợp và tính toán đúng khối lượng quy đổi sẽ giúp bạn tránh được những bất cập và phát sinh không đáng có. Chúc bạn luôn vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong mọi hành trình vận chuyển!
